Хранители судеб

Здесь тихо и немного прохладно. Огромные стеллажи от пола до потолка, на них – короба и папки с важными документами. Разобраться в этом «царстве бумаг», хранящем практически всю историю города и горожан, могут только они – архивисты. Секреты главного хранилища приоткрывает директор МБУ «Городской архив» Любовь Витальевна Уздимаева.

Исторически и социально значимые

– Любовь Витальевна, в двух словах: какова функция вашего учреждения?

– Городской архив стоит на «трех китах». Первая функция – комплектование: архив постоянно пополняется документами. Вторая – сохранение: мы обеспечиваем их целостность. И третья – использование: архивные документы востребованы как у физических, так и у юридических лиц.

– В архиве хранятся все-все документы, касающиеся жизнедеятельности города?

– Исторически и социально значимые. На сегодняшний день существует 35 источников комплектования – те организации, которые передают нам документы на постоянный срок хранения. В их числе – администрация, Городская дума, городской суд, прокуратура, налоговая, учебные заведения, учреждения культуры и так далее. Кстати, из немуниципальных организаций у нас заключен договор с заводом имени Свердлова.

– Что касается «частников», их документы тоже под вашим присмотром?

– Только тех, чьи предприятия ликвидированы, а еще и тех, чье руководство не поленилось сдать архив.

– И много таких «лентяев»?

– Увы. Наше учреждение и было создано из-за таких недобросовестных работодателей.
В 2004 году все документы завода «Корунд» вывезли и бросили без присмотра в бывшем заводском лагере. Вот тогда и было принято решение о создании отдельного муниципального учреждения.

– За какой информацией чаще всего обращаются к вам граждане?

– За той, которая необходима для получения пенсии – это сведения об обучении, трудовой деятельности и заработной плате. Ну и для оформления документов имущественного характера, когда, к примеру, покупают недвижимость. Между прочим, нередко приходят к нам исследователи, которым необходимо изучить, например, элементы архитектуры города, или студенты для написания работ. Для них у нас работает читальный зал.

– Как быстро вы выполняете запросы?

– В зависимости от их сложности. Законодательством установлен нормативный срок – 30 дней. Превышать его мы не может. Запросы мы исполняем всегда. Но не всегда их результат бывает положительным. Случается, в архиве просто нет тех документов, которые ищут, или их содержание не оправдывает ожидания граждан.

Документы – это интересно

– Наверное, скучно работать с одними бумагами.

– Наоборот, очень интересно. Особенно с историческими. Вот мы недавно перевели документы завода «Корунда» времен Великой Отечественной войны в категорию постоянного срока хранения*. Это же история города, это судьбы дзержинцев, а мы, получается, их хранители! Раньше ведь не просто трудовой договор подписывали. Во всех личных делах – подробная автобиография: и о социальном происхождении рассказано, и об имущественном положении, и о семье. И фото приложено. А воспоминания заводчан о войне! Они дорогого стоят. Старые документы вообще очень интересно листать. Столько нюансов узнаешь. Помните, в Советском Союзе тунеядцы и злоупотребляющие алкоголем были на особом счету? Так вот, раньше в личное дело подобных граждан вкладывали специальную брошюру о вреде
алкоголизма. Забавно, правда?

– Вы переводите хранящиеся у вас документы в цифровой формат?

– Конечно. Начали с цифровизации особо ценных документов – администрации и Городской думы. Когда закончим с ними, перейдем к документам постоянного срока хранения. Если быть точнее, мы верифицируем документы, то есть «заливаем» их в специальную программу и выверяем на точность. Искать их очень просто: забиваешь номер или название документа и – готово. И не нужно поднимать книги и лишний раз «тревожить» оригиналы.

Для документов, которые не поддаются верификации (это рукописные тексты) мы делаем микрофишы**. Это как бы негативы пленочных фотографий. Они запаковываются специальным образом и будут открыты только в случае утери документов.

– Ну, и заключительный вопрос. Какими качествами должен обладать хороший архивист?

– Усидчивость, аккуратность, терпение, отличная память и, конечно, знание истории города.

* По срокам хранения различают документы постоянного и временного хранения.

Последние в свою очередь делятся на документы со сроком хранения: – до 10 лет (например, бухгалтерские документы) – свыше 10 лет (например, документы по личному составу, которые хранятся 75 лет).

**Микрофиша – копия плоских оригиналов документа, изготовленная фотографическим способом в виде микроформы на прозрачной форматной фотопленке с последовательным расположением кадров в несколько рядов.

В тему

Об истории. Городской архив принимает на хранение личные документы – письма с фронта, наградные листы, фотографии. Пока подписано только два подобных договора хранения, сотрудники будут делать тематические презентации, выкладывать их на сайт.

Справка

МБУ «Городской архив» хранит документы 791 организации.

Фондовый объем – 478 934 единицы хранения. Из них 113 149 единиц – управленческая документация, которая подлежит постоянному сроку хранения. 8 262 документа относятся к особо ценным, отмеченные красным грифом. 365 785 единиц – документы по личному составу.

Старейший документ датирован 1924 годом.

Слово сотрудникам

Людмила Догадина, начальник отдела использования документов:

– Знаете, когда я пришла работать в архив, сама думала, что здесь всё покрыто плесенью (абсолютно всё), сидят бабушки и вяжут носки. А оказалось, что здесь так интересно! Ни минуты покоя, мы без работы никогда не сидим. Иногда люди удивляются, когда узнают о сроке исполнения в 30 дней. «Ну разве вам сложно на кнопочку нажать?», – спрашивают они. А у нас нет никаких кнопочек и роботов – мы всё сами вручную делаем.

Елена Терехова, главный архивист:

– Работаю в отделе по обеспечению сохранности документов. Мы ведем учет документов, следим, чтобы после использования они возвращались на нужное место, контролируем условия их хранения. Я попала в архив в 2004 году: выполняла общественные работы от ЦЗН. Тогда учреждение только вставало на ноги: в помещении было холодно, неуютно.

Но меня удержали здесь интересная работа и замечательный коллектив. О том, что осталась, не пожалела ни разу.

Светлана Дмитриева, главный архивист:

– К нам, в отдел комплектования, поступают всё новые документы. Мы делаем их экспертизу, классификацию. Потом начинается их обработка – прошивка, нумерация, оформление листа-заверителя, обложки.

Если нужно, делаем внутреннюю опись документа. Здесь, в архиве, я нашла личное дело своей бабушки, которая работала на «Капролактаме». И узнала некоторые факты, которая даже моя тетя не знала.

Екатерина КОЗЛОВА. Фото Руслана Лобанова